Thiết kế web là một công việc đã quan trọng, tuy nhiên việc quản lý và duy trì website còn quan trọng hơn trong xu thế phát triển mạng lưới thông tin như hiện nay. Do đó, hôm nay QuangNom.com sẽ viết một bài: Cần làm gì để duy trì một website hoạt động tốt? Để giúp Quý khách có cái nhìn rõ hơn trong việc quản lý và duy trì website
1.Chuẩn bị nhân lực quản trị website
Quản trị web phải bắt đầu từ ngay khi trang web đang trong giai đoạn hoàn thiện, bao gồm việc chuẩn bị nội dung và cập nhật liên tục, kiểm soát hoạt động của website, xử lý các yêu cầu khách hàng từ trang web, theo dõi và xử lý các lỗi website, lập kế hoạch phát triển, nâng cấp, triển khai tiếp thị và quảng bá website. Khối lượng công việc phải làm để một trang web mang lại hiệu quả là rất đa dạng và nhiều nên đòi hỏi thực sự phải có ít nhất một người đảm nhiệm chuyên biệt. Tuy vậy hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng nhân lực kiêm nhiệm để tiết kiệm, và hậu quả là trang web được làm ra ban đầu rất tốt nhưng lại không được duy trì và phát triển, mang lại hiệu quả như mong muốn khi đầu tư. Và thậm chí là trở thành một trang web chết của doanh nghiệp.
Chi phí: Chủ yếu chi phí ở đây là chi phí cho nhân lực vận hành trang web.
2. Cập nhật nội dung website
Với bất cứ một website nào, mục đích truyền tải thông tin từ Doanh nghiệp đến với khách hàng và thị trường tiềm năng phải là một một đích cơ bản đầu tiên, và quyết định sự sống còn của website đó. Tất nhiên nếu một website sau 1 tháng không có thông tin gì mới, thì trong 1 tháng đó người sử dụng không có lý do gì để quay lại trang web, đó là 1 lý do để trang web bị người dùng bỏ quên, và trở thành một gương mặt chết của Doanh nghiệp. Để cập nhật nội dung, người quản trị trang web trước hết phải thường xuyên chuẩn bị các nội dung của Doanh nghiệp muốn truyền tải tới người sử dụng (thông tin hoạt động, sự kiện, sản phẩm – dịch vụ….) phù hợp với định hướng nội dung và thị trường mà doanh nghiệp đặt ra.
Chi phí của việc cập nhật nội dung chính là chi phí cho nhân lực quản trị trang web.
3. Xử lý các yêu cầu của khách hàng
Các yêu cầu, phản hồi hay liên hệ của khách hàng đến từ website là bằng chứng rõ ràng nhất về việc website đã mang lại hiệu quả thế nào đối với Doanh nghiệp. Vì vậy, xử lý các yêu cầu này là công việc trực tiếp nhất để khai thác hiệu quả từ trang web. Thông thường, các liên hệ đến từ website được gửi vào email của người có liên quan (quản trị nội dung, bán hàng…) và các phản hồi nên được gửi trực tiếp vào email của người gửi từ những bộ phận khác nhau trong Công ty. Do đó, nên tạo ra và sử dụng thống nhất các mẫu email của Doanh nghiệp để khắc họa hình ảnh thương hiệu và tạo sự chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng.
Chi phí: Phần lớn chi phí trong xử lý các liên hệ/phản hồi/đơn hàng từ website là chi phí nhân lực.
4. Quảng bá, tiếp thị website
Tương tự như mở ra một cửa hàng hay Doanh nghiệp tại 1 địa điểm nào đó, có một website không đồng nghĩa với các khách hàng tiềm năng tự biết và tìm đến website. Hoạt động quảng bá và tiếp thị đặc biệt quan trọng để giới thiệu website và thu hút người sử dụng, khách hàng tiềm năng, đối tác đến với trang web qua đó phát huy tối đa hiệu quả thông tin – thương mại của website. Tiếp thị – quảng cáo trên mạng Internet có những cách thức khác biệt với tiếp thị – quảng cáo truyền thống. Những phương pháp tiếp thị website phổ biến bao gồm Search Engine Optimization – Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, gửi thư quảng cáo, đặt quảng cáo và đặt liên kết với các website khác. Người quản trị trang phải nắm rõ các cách thức này để triển khai có hiệu quả.
Chi phí: Tùy thuộc vào mức độ tiến hành marketing mà Doanh nghiệp phải có các chi phí phù hợp: đặt quảng cáo banner, thuê quảng cáo trên công cụ tìm kiếm, mua các đường link đến website.
5. Duy trì dịch vụ máy chủ, tên miền
Tất nhiên để trang web hoạt động, cần có một máy chủ trên Internet để lưu trữ và một tên miền để mọi người truy cập. Giống như các dịch vụ thuê bao khác (điện thoại di động …), các chi phí của tên miền và máy chủ trong năm đầu tiên thường tính chung trong chi phí Thiết kế web.
Chi phí: tùy thuộc vào loại dịch vụ máy chủ và tên miền sử dụng mà chi phí duy trì có thể khác nhau.
6. Xây dựng định hướng phát triển website
Trong quá trình hoạt động, chắc chắn sẽ có những thay đổi về mặt định hướng thị trường, định hướng thông tin mà doanh nghiệp cần hướng tới. Do đó, để website liên tục phát triển và hoạt động hiệu quả, cần phải thường xuyên xem lại và kiểm tra các định hướng ban đầu nhằm đưa ra các kế hoạch phát triển mới phù hợp với thị trường.
Chi phí: Chi phí cho công việc này chỉ bao gồm chi phí nhân lực lập kế hoạch, thông thường người quản trị trang web chính là người sẽ lập ra các kế hoạch này vì là người nắm rõ nhất họat động và hiệu quả của trang web cũng như phản ứng của thị trường đối với website của Công ty.
7. Sửa lỗi và nâng cấp trang web
Bất cứ một sản phẩm nào cũng chứa lỗi đối với website có thể là lỗi lập trình, lỗi về dữ liệu hay quy trình nghiệp vụ không đúng so với thiết kế ban đầu. Vì thế, nhất là trong giai đoạn đầu vận hành, người quản trị website phải chú ý đến việc phát hiện lỗi và yêu cầu nhà cung cấp tiến hành sửa lỗi theo bảo hành. Ngoài ra, một định hướng phát triển mới cho website luôn kèm theo đòi hỏi phải nâng cấp trang web có những tính năng nghiệp vụ mới để đáp ứng nhu cầu của ngưởi dùng. Và một nhà cung cấp website tốt sẽ phải có liên hệ thường xuyên với Doanh nghiệp để nắm rõ nhu cầu nâng cấp và đưa ra các tư vấn nâng cấp phù hợp, kịp thời.
Chi phí: Việc sửa lỗi thường miễn phí theo điều khoản bảo hành của công ty thiết kế web ngoại trừ các lỗi mất dữ liệu do sai sót của người quản trị. Chi phí thường chỉ là nâng cấp cho các nghiệp vụ mới của trang web.
